「見積もりを断る際のマナーついて知りたい」
「見積もりを断る際のメール例文について知りたい」
見積もりを断る際、こんな疑問を抱いた方はいないでしょうか?
見積もりを断る際は、マナーに気をつけなければいけません。
本記事では、見積もりをメールや電話で断る際のマナー、例文についてご紹介します。
ぜひ、参考にしてください。
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見積もり・相見積もりをメールで断る際の6つのマナー
見積もり・相見積もりを断る際のマナーは、以下の6つです。
相見積もりを断ることは決してマナー違反ではありません。
しかし、断る際の言動は重要です。
それぞれについて、具体的にみていきましょう。
早めに連絡する
見積もりを断る際は、早めに連絡してください。
見積もりを依頼された相手は、受注に備えて資材の発注やスケジュールの調整をしています。
そのまま発注する場合は問題ないのですが、受注できない場合は、準備の手間や時間が無駄になってしまうでしょう。
断りの連絡は、あまり乗り気にはならないかもしれません。
しかし、伝えることが遅くなればなるほど、相手の負担が増えます。
今後の関係性のためにも、発注しないことが決まれば、すぐに連絡するのがマナーです。
丁寧に感謝の言葉を伝える
見積もりを断る際は、丁寧に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
見積もりに料金はかかりませんが、相手は見積もりを作るための手間や時間を費やしています。
そのため、断る際は、相手が嫌な気持ちにならないよう、丁寧で柔らかい言葉や表現を使います。
今後も付き合いの可能性があるため、今の段階で取引がなさそうでも、丁寧に感謝の気持ちを述べましょう。
はっきり断る
見積もりを断る際は、はっきり断わってください。
気が進まないからといって、曖昧な伝え方をしてしまうと、相手が判断に迷ってしまいます。
「予算が合えば」「スケジュール次第のため」など、あやふやな表現を用いることは相応しくありません。
丁寧で柔らかい言葉を使いながらも、「今回の発注はお見送りさせていただきます」「予算の関係で、お断りさせていただきます」のようにはっきり断ることが重要です。
断る理由をしっかり伝える
見積もりを断る際は、断る理由をしっかり伝えるようにしましょう。
相手は、今後に活かすためにも、見積もりが通らなかった理由が知りたいといえます。
また、なぜ断られたかが記載されていないと、不快な気持ちになります。
「予算の関係」「スケジュールの都合」などはっきり理由を伝えてください。
相手に伝えにくい場合は、「検討を重ねてまいりましたが、今回は残念ながらお取引をお見送りさせていただきます」のように、あくまでも「こちらの都合で断った」旨を伝るのが望ましいです。
クッション言葉で言い方を和らげる
見積もりを断る際は、クッション言葉で言い方を和らげましょう。
クッション言葉とは、言いづらい内容を伝える前に添えて、印象を和らげるための前置きの言葉です。
用件を端的に伝える場合に比べて、相手に柔らかく伝えられます。
クッション言葉の例としては、以下のようなものが挙げられます。
- あいにくですが今回は
- せっかくのご提案ですが
- 誠に恐れ入りますが
- 申し訳ございませんが
- 心苦しいのですが
- 誠に残念ですが
相手を尊重しつつ、今後の可能性も残しておく
見積もりを断る際は、相手を尊重しつつ、今後の可能性も残しておきましょう。
今後、何か機会があれば、提案を依頼するかもしれないので、その時はお願いしたいといった文を添えておくと良好な関係が築けます。
丁寧な言葉遣いはもちろん、お礼も述べてください。
断るメールは、相手の立場や気持ちを尊重した上で文面を作成する必要があります。
【メール】見積もり・相見積もりでの断り方の例文4選
メールで見積もり・相見積もりを断るパターンは以下の通りです。
どのパターンにおいても上記で述べてマナーは重要です。
マナーを意識した上で、パターンの例文についてみていきましょう。
費用面で断る場合
◯◯会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ の◯◯です。
先日は◯◯◯◯のお見積りをいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいたお見積りをもとに弊社内で検討しました結果、
誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくことと致しました。
費用の面で、どうしても社内で折り合いがつかなかったことが理由でございます。
貴重なお時間をさいてのご提案をいただきながら、このようなお返事となりましたこと、
心よりお詫び申し上げます。
またご提案をお願いする機会もあるかと存じますが、その際はぜひよろしくお願い申し上げます。
取り急ぎ、メールにて失礼させていただきます。
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
納期が合わず断る場合
◯◯会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
このたびは◯◯のお見積りのご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案内容をもとに弊社で検討しましたところ、ご提示いただいた納期ではこちらの
スケジュールに合わないため、残念ながらこのたびのご提案はお引き受けしがたい状況となってしまいました。
そのため、社内で検討しました結果、今回はお取引を見送らせていただくことになりました。
多大なお時間をさいてご提案いただきながら、このようなお返事となりましたこと、
心からおわび申し上げます。
ご期待に添うことができないのは誠に心苦しいのですが、なにとぞ事情をご拝察ください。
今後、またの機会がございましたら、そのときはぜひよろしくお願い申し上げます。
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
提案内容で断る場合
◯◯会社
◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先日は〇〇のお見積もりについてご提案いただき、
誠にありがとうございました。
貴社ご提案内容を社内で検討いたしましたが、注文から納期までに日数を要することから、
現場の作業スピードに間に合わずトラブルが生じる可能性があり、この度のご提案はお引き受けし難い状況です。
したがいまして、誠に不本意ですが、
今回は貴社とのお取引を見送らせていただくとの結論に至りました。
ご要望に添うことができないのは誠に心苦しいのですが、なにとぞ弊社の事情をご覧のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
まずはお詫びかたがた、お返事を申し上げます。
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
相見積もりで断る場合
◯◯会社
◯◯ 様
平素より格別のお引き立てをありがとうございます。
株式会社△△の△△です。
この度は〇〇〇〇のお見積もりをいただき、誠にありがとうございました。
日頃より、貴社には並々ならぬご支援を頂いておりますので精一杯の努力をさせて頂きたく、社内でも慎重に検討を重ねて参りました。
しかし、今回は残念ながら、納期の面で、見送らせていただくこととなりました。
ご要望に添えず、大変申し訳ございませんが、どうかご了承ください。
また別の機会がございましたら、是非ご依頼をさせていただきますので、その際は宜しくお願い申し上げます。
取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡を申し上げます。
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
営業がしつこくて断る場合
◯◯会社
◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は〇〇のお見積もりをいただき、誠にありがとうございました。
先日の〇〇の件で条件を変更していただきましたが、すでに依頼業者が決まっておりますので、今回はお申し出に応えることができません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
引用：相見積もりを断る時のマナーは？お断りメールの例文も紹介！
電話で見積もりの断りをする際のマナー
電話で見積もりを断る方法もあります。
ほとんどの場合、メールで断ることが多いですが、見落とされる恐れやメール1本で断ることに不安を感じる人もいます。
特に、引越し業者などは、繁忙期にメールが集中するため、個人で見積もりを依頼していた場合は、電話で断ることも多いでしょう。
伝える内容としては、基本的にメールと同じです。
電話の場合、メールのように後から文章を確認できないため、伝える内容や話した内容をメモしてください。
また、電話であれば、声のトーンで相手へ気持ちが伝わってしまうため、丁寧な態度を心がけることが必要です。
そもそも見積もり・相見積もりだけ依頼するのは失礼？
見積もり・相見積もりだけを依頼することは、失礼でもマナー違反にも当たりません。
複数の業者に見積もりを出すことが、失礼と感じる人もいます。
しかし、マナーさえしっかり守っているのであれば、失礼に当たりません。
また、相見積もりは、悪徳業者を見極めて損害を被らないためにも必要です。
また、業者の相見積もりの必要性を理解してくれます。
断ったからといって、クレームを受ける心配もないので、安心してください。
相見積もりで断られた業者も、商品やサービスの見直すきっかけとなります。
相見積もりをする3つのメリット
相見積もりをするメリットは、以下の通りです。
もし、相見積もりを怠ってしまうと、不合理な条件で依頼を進めてしまう可能性があります。
それぞれのメリットについて具体的にみていきましょう。
最適な業者を見つけられる
相見積もりをすることで、最適な業者を見つけられます。
業者ごとの価格や納期、サービス面など様々な角度から比較することで、最適な業者を選べるでしょう。
また、相見積もりのやり取りをしていく中で、「要望を汲み取って説明や提案してくれる」「アフターケアが充実している」「レスポンスが早い」などの特徴が見つかることもあります。
価格だけでなく、対応も含めて業者を選んでください。
課題が明確になる
相見積もりをすることで、課題が明確になります。
サービスの導入を検討する場合、依頼する業者や依頼条件を選定する過程で、それまで漠然とした希望が明確になったり、課題が見えてくる可能性があります。
また、相見積もりは不適切な取引を防ぎ、コーポレートガバナンスの強化に繋げられます。
正当性を示すためにも、明確かつ納得のいく理由を見つけて取引先を決定しましょう。
適正価格がわかる
相見積もりをすることで、適正な価格が分かります。
商品やサービスの条件や数量に応じた市場価格を把握でき、適正な金額で取引できます。
1社だけと交渉した場合、提示された見積もりが相場になっているか判断に苦しむかもしれません。
また、多くの業者は、価格目安を掲載しているのみで、それが実際の見積価格とは異なることが多くなります。
また、相見積もりは、発注コストの削減にもつながります。
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この記事では、見積もりをメールや電話で断る際のマナー、例文についてご紹介しました。
見積もりメールを依頼することは、決して失礼に当たる行動ではありません。
今回ご紹介した見積もり・相見積もりを断る際のマナーや例文を参考にしながら、依頼業者に送信するようにしましょう。
また、見積もり・相見積もりのメールを送る際、住所の記載が必要になる可能性があります。
自宅の住所を事務所として登録している場合、不特定多数の人に自宅の住所を知られたくない人も多いのではないでしょうか。
見積もり・相見積もりを出す際、NAWABARIで事務所の住所を取得することで上記の問題が解決できるでしょう。
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