起業や副業を考えているけれど、事務所はどうしよう？と悩む方は多いです。事業を行う際は個人・法人問わず住所や所在地が必要です。
自宅住所で営業することも可能ですが、不特定多数に住所を晒すことに抵抗感のある方も多いのではないでしょうか？
そのような方におすすめなのがバーチャルオフィスです。
本記事では、バーチャルオフィスとはどのようなサービスか、神奈川や東京でおすすめのバーチャルオフィスを紹介します。
メルマガに住所表示が必要 !?
メルマガを配信する際は、特定電子メール法という決まりを守らなければいけません。
特定電子メール法とは
特定電子メール法とは、
迷惑メールの送信を規制する法律
のことです。
特定電子メール法が制定されたのは、インターネットの普及により広告や宣伝などで一方的に送りつける迷惑メールが社会問題になったからです。
総務省にて特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）が平成14年に施行されました。
・サービスや商品などを宣伝・広告する目的のメール
・営業目的にWebサイトへ誘導するメール
特電法でメルマガに表示すべき項目
特定電子メール法では、メルマガを配信する際に以下のような項目の表示を義務付けています。
送信者の氏名または会社名
受信者が同意したメルマガであるか判断できるように、分かりやすい場所に送信者の氏名や会社名を記載します。
送信者の住所と問い合わせ先
送信者の住所と問い合わせ先も記載してください。
問い合わせ先に関してはメルマガにURLを記載し、リンク先にそれらの情報を表示することも可能です。
なお、メルマガの送信者と特定商取引法上の販売業者が異なる場合は、販売者の氏名や会社名も記載しなければいけません。
オプトアウトの通知ができる旨
メルマガには、受信者がオプトアウトできる旨を記載しましょう。
オプトアウトとは、メルマガの受信者が送信者にメール配信停止を依頼できる仕組みのことです。
受信者が簡単にメルマガ配信を停止できるように、オプトアウトに必要なURLやメールアドレスなどの情報を提供することが大切です。
特電法に違反したときの罰則
特定電子メール法に違反した場合、総務省および内閣総務大臣により改善命令が発せられます。
その命令に従わずに改善しない場合は、
「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」
が科せられます。
また対象が法人の場合は、3,000万円以下の罰金が科せられます。
法人として違反してしまうと、罰金だけでなく顧客からの信頼を失うことになるので注意が必要です。
メルマガに住所等を書きたくない場合の対策は?
メルマガに自分の住所などを記載したくない場合は、どのように対策をすれば良いのでしょうか。
法人化する
メルマガに住所を書きたくないときは、法人化するという方法もあります。
法人登記しておくと、個人の名前や住所を伏せてメルマガを配信できます。
法人名でメルマガを配信する場合は代表名を記載する必要はなく、会社名と会社の所在地を表示するだけで問題ないのです。
法人登記する際の費用などがかかるため、特に個人事業主の方には負担が大きいかもしれません。
しかしビジネスが安定しており、ある程度の収益を確保できている場合は、法人化を考慮に入れても良いでしょう。
バーチャルオフィスの住所を使う
メルマガに自分の住所を記載したくない場合は、バーチャルオフィスの住所を使う方法があります。
バーチャルオフィスをレンタルすると費用はかかりますが、自宅の住所などがバレる心配はないでしょう。
月額数百円で利用できるバーチャルオフィスもあります。
例えば、NAWABARIというサービスは、月額980円からバーチャルオフィスをレンタルすることが可能です。
バーチャルオフィスとは?
バーチャルオフィスとは、
実際のオフィスを構えずに事業用の住所をレンタルできるサービス
のことです。
実際のスペースを借りるレンタルオフィスやシェアオフィスなどとは異なり、物質的なスペースを借りる訳ではありません。
個人・法人問わずビジネスを始める際、さまざまなシチュエーションで住所や所在地の登録が必要になります。
バーチャルオフィスの住所をレンタルすれば、銀行口座を開設したり、Webサイトやメルマガに住所を記載するときなどに活用できます。
またバーチャルオフィスは住所の貸し出しだけでなく、郵便物の受け取りや電話代行・転送、会議室レンタルなどさまざまなサービスが展開されているのも魅力です。
バーチャルオフィスのメリット・デメリット
ここからは、バーチャルオフィスを利用するメリットとデメリットについて解説します。
バーチャルオフィスのメリット
住所を公開する必要がない
バーチャルオフィスの最大のメリットは、個人の住所を公開する必要がないことです。
メルマガに住所を記載すると、不特定多数の人に住所を公開することになります。
バーチャルオフィスの住所を使えば、自宅とは別の住所を記載できるのでプライバシーを守れます。
郵便物や電話の転送サービスなどが用意されている場合もあるので、万一メルマガ読者が住所宛に問い合わせたとしても、連絡が取れないという問題も発生しません。
初期費用を抑えられる
オフィススペースをレンタルするより、低価格で利用できるのもバーチャルオフィスのメリットです。
事業用にオフィスを借りようとすると、多額の初期費用が必要になります。
オフィスの賃貸に加えて、敷金や礼金、保証金、オフィス用品の購入費用などがかかります。
しかしバーチャルオフィスなら、月々数千円程度で利用できるところもあるので初期費用を最低限まで抑えられるでしょう。
ビジネスを始めたばかりでオフィスを借りる予定がない方は、バーチャルオフィスのサービスを利用することをおすすめします。
都心の住所を選ぶこともできる
バーチャルオフィスであれば、目黒や丸の内といった都心の人気エリアの住所をレンタルすることも可能です。
地方で事業をしていたとしても、東京都内の住所をレンタルして利用できます。
ブランディングの一環として、誰もが知っている都心の住所を活用してみてはいかがでしょうか。
バーチャルオフィスのデメリット
複数の利用者と同じ住所を利用する
バーチャルオフィスのサービスを利用する場合、複数の利用者が同じ住所を使うことになります。
顧客が住所を検索すると、複数の個人や企業が同じ住所を使用していることがバレてしまいます。
もちろんメルマガにバーチャルオフィスの住所を記載することは違法ではありません。
しかし、複数の団体が同じ住所を使用していることで、怪しいと思う顧客もいるので注意が必要です。
ただし、近年ではバーチャルオフィスに対するネガティブな印象も変化しつつあるので、問題なく受け入れてもらえることも増えてきています。
作業スペースを別で確保する必要がある
バーチャルオフィスは住所のみのレンタルとなるため、物理的なスペースの貸し出しはありません。
そのため、仕事をするスペースを確保したい場合は、別の場所を用意する必要があります。
またバーチャルオフィスと作業スペースが離れている場合、バーチャルオフィス宛に郵便物や荷物が届くように手配していると面倒に感じるかもしれません。
利用する業者によってサービス内容が異なる
バーチャルオフィスは運営する業者によって、利用できるサービス内容にバラツキがあるというデメリットもあります。
郵便物を転送してもらいたい場合は、そのサービスを利用できるところを探さなくてはいけません。
利用したいサービス内容を明確にした上で、バーチャルオフィスを契約すると良いでしょう。
メルマガに住所を書きたくないときはバーチャルオフィスを活用しよう!
ビジネスでメルマガの配信を考えている場合は、特定電子メール法のルールをきちんと守った上で運用するようにしましょう。
自宅の住所などを公開することに抵抗があるなら、バーチャルオフィスを活用すると良いでしょう。
バーチャルオフィスを利用したい方には、NAWABARIがおすすめです。
業界最安値水準である月額980円から利用できるので、初めてバーチャルオフィスを利用するという方にも安心です。
